Qualité comptable et régie

Geneviève Ollier
Trésorière principale Centre des Finances publiques du Nord Val de Marne

L’exécution des budgets des collectivités et établissements publics locaux est soumise aux règles de la comptabilité publique et notamment au principe de séparation de l’ordonnateur et du comptable prévu par l’article 9 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP). Ce principe énonce l’intervention de deux acteurs : l’ordonnateur et le comptable public. L’ordonnateur initie les opérations budgétaires et le comptable est seul chargé du paiement des mandats et de l’encaissement des titres de recettes.

Toutefois, conformément aux dispositions de l’article 18 du décret GBCP, « des régisseurs peuvent être chargés pour le compte des comptables publics d’opérations d’encaissement ou d’opérations de paiement ». Ils agissent ainsi pour le compte du comptable public qui s’est prononcé sur les modalités de fonctionnement de la régie et le choix du régisseur.

En conséquence, le régisseur exécutant des opérations d’encaissement et de décaissement pour le compte du comptable public, il est logiquement soumis aux vérifications de ce dernier (article R.1617-17 du Code général des collectivités territoriales, CGCT).

L’ordonnateur a également une obligation de contrôle du régisseur. En effet, les régisseurs et leurs mandataires sont nommés par décision de l’ordonnateur de la collectivité auprès duquel la régie est instituée. Dans ce cadre, l’ordonnateur doit veiller à ce que le régisseur intervienne seulement pour les opérations prévues par l’acte constitutif de la régie et s’assurer du respect des modalités de fonctionnement déterminées dans ce même acte.

Qu’il s’agisse des contrôles de l’ordonnateur ou de ceux du comptable, il peut s’agir de contrôles sur pièces ou de contrôles sur place.

Les contrôles sur place des régies par les comptables publics ou, le cas échéant, par les auditeurs des DDFiP, porteront sur des contrôles formels, réglementaires et sur un contrôle approfondi de la qualité comptable. Sur ce dernier volet, à titre d’exemple, seront analysés la cohérence entre le montant du fonds de caisse et le solde du compte correspondant, la pertinence de l’encaisse maximum.

Par ailleurs, afin de fiabiliser le suivi des régies des collectivités locales et de maîtriser les risques, la DGFiP a mis à disposition des agents et des responsables opérationnels un guide de procédure et un référentiel de contrôle interne (RCI) régies.

Le RCI est utilisé pour diagnostiquer le processus « Centralisation des opérations des régisseurs ». Sa finalité est double, d’une part analyser les risques susceptibles de compromettre l’objectif de qualité comptable, d’autre part présenter les mesures de contrôle interne à mettre en œuvre pour maîtriser ces risques. Le RCI est commun à l’ordonnateur, au comptable et au régisseur pour une fonction comptable partagée.

Ce contrôle doit être privilégié pour les régies à enjeux financiers importants.

En outre, la qualité comptable des régies peut être améliorée par la formation des régisseurs et mandataires ainsi que celle des agents des trésoreries, par la mise en place d’une organisation concertée entre les trois acteurs – ordonnateur, comptable et régisseur- et par un tutorat exercé conjointement par l’ordonnateur et le comptable à l’attention des régisseurs.

Cette optimisation du fonctionnement des régies passe également par le développement des échanges d’information entre l’ordonnateur et le comptable public assignataire, par le regroupement de certaines régies existantes afin de faciliter la gestion ou les opérations de contrôles et par le choix de moyens de paiement dématérialisés (carte bancaire, prélèvement, virement) qui allient sécurité et simplicité d’utilisation.

L’optimisation de la qualité au niveau des régies s’obtient encore par la mise en place de points de sécurisation des régies. Ainsi, l’effectivité des contrôles réglementaires des régies relevant des ordonnateurs, la mise en place d’opérations de contrôles conjoints avec le comptable représentent des axes de sécurisation des régies.

Au final, le succès des régies est le fruit d’un diagnostic partagé entre l’ordonnateur et le comptable, d’une coordination de leurs opérations et il s’inscrit en toute logique dans une démarche partenariale avec la mise en place d’un partenariat solide et soutenu.