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La dématérialisation chamboule tout !

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Djilali Yagoub
Consultant en finances locales

 Tout a commencé il y a quelques années quand j’ai mis en place la déconcentration de la préparation budgétaire dans les services. Fini les tableaux Excel et les fichiers Word transmis par mail, voire parfois imprimés et remis en mains propres, fini les feuilles volantes sur lesquelles étaient renseignées (ou plutôt gribouillées) les demandes de crédits, fini ainsi le casse-tête de déchiffrement et de saisie de la masse importante de données dans le logiciel comptable. Tout se fait désormais en quelques clics sur écrans interposés. Je n’avais pas besoin d’investir dans un nouvel outil informatique puisqu’il existait déjà. Techniquement, il suffisait simplement de faire quelques paramétrages et le tour était joué ! Un petit pas technique, un grand pas organisationnel.

Et le PES V2 arriva ! Une procédure de mise en place laborieuse, mais très avantageuse : fini les heures interminables passées à imprimer et à tamponner les bordereaux et les avis des sommes à payer et à faire les copies des pièces justificatives, fini les navettes quasi quotidiennes entre le service financier et le comptable public et la double transmission des pièces comptables (électronique et papier), etc. Tout se fait dorénavant par le truchement de flux électroniques. Un gain de temps incommensurable.

Il faudra cependant veiller à ce que cette démarche, qui se veut être partenariale, n’aboutisse pas, par la suite, une fois le déploiement achevé, à une rupture du contact direct avec le comptable public et ses agents. En effet, le manque de communication et d’échanges directs provoque assez souvent des malentendus, voire parfois des crispations qui peuvent nuire fortement à la relation ordonnateur-comptable. Il convient plus que jamais d’entretenir le contact humain qui reste indispensable, surtout avec nos partenaires du Trésor Public. Des rencontres ou réunions régulières (une fois par mois ou par trimestre) pour évoquer ou travailler conjointement sur un dossier en particulier (analyse financière, contrôle partenarial, l’état d’actif, etc.), ou tout simplement faire le point sur ce qui va et ce qui va moins, peuvent y contribuer.

L’avènement de Chorus a amplifié et accéléré la démarche en faisant prendre conscience dans un premier temps, puis en incitant, voire en forçant les collectivités qui avaient pris du retard à s’accrocher aux derniers wagons du train en marche. Dans l’attente de son déploiement total d’ici 2020, la dématérialisation de la facture a suscité quelques interrogations, entre autres, sur le circuit de sa prise en charge en interne et de son traitement qui pouvait avoir une incidence directe sur l’organisation des services : cette prise en charge doit-elle être/rester centralisée au sein du service comptable, ou déconcentrée dans les services gestionnaires (ça peut être déjà le cas du circuit papier) ? Auquel cas, les gestionnaires devront être formés, voire équipés, notamment, d’écrans supplémentaires et de scanners, de préférence compatibles avec les procédés informatiques de reconnaissance optique de caractères (OCR).

La dématérialisation des marchés publics pointe le bout de son nez avec un cadre très strict et mouvant. Elle peut aussi remettre en cause fortement l’organisation et la répartition des tâches et des missions, notamment, entre les agents/référents comptables et les juristes marchés publics : qui fait quoi maintenant ? La saisie des marchés n’est pas une tâche anodine, dans la mesure ou le PES V2 exige(ra) que toutes les caractéristiques et composantes d’un marché soient renseignées : une expertise pointue est donc nécessaire à la bonne lecture des pièces et à la compréhension des clauses et spécificités d’un marché public, à laquelle seuls les juristes et les agents éprouvés aux procédures de la commande publique peuvent prétendre.

Les missions des agents ont évolué et les profils avec. Les agents comptables sont montés en compétence et consacrent dorénavant plus de temps à contrôler, vérifier les écritures et les procédures et à accompagner les services qu’à faire de la saisie. Leur métier est devenu plus valorisant et il convient de reconnaître cette qualification acquise. Aussi, la Direction des finances a, dès lors, pu se recentrer sur ses missions à forte valeur ajoutée, telles que le contrôle de gestion, l’analyse financière, l’optimisation des coûts, etc.

Les services gestionnaires ont eux aussi élargi leur champ de compétence avec une expertise comptable plus riche : élaborer son budget et suivre son exécution, saisir et/ou valider ses bons de commande, attester du service fait, mais également, dans certaines collectivités, enregistrer, rapprocher aux engagements et même liquider la facture. Et ce, directement sur l’outil informatique. Seul le mandatement reste de la compétence exclusive du service comptable.

Une mention spéciale aux informaticiens qu’il ne faut bien évidemment pas oublier. Ils sont fortement impliqués dans ce type de projet (pour ne pas dire, souvent, les vrais porteurs), et pas simplement dans ses phases d’élaboration et de lancement, mais du début jusqu’à… Ils sont devenus, non seulement experts en dématérialisation, mais également en processus métiers (comptable, RH, etc.). Bras technique de la dématérialisation, leur contribution est capitale et leur montée en puissance tout autant.

Les élus ne sont pas en reste. Ils sont, a fortiori, de la partie et leur bonne implication dès le début dans le projet est fondamentale : que ce soit pour la validation du projet, notamment par l’approbation des crédits à engager, ou par la suite, dans son déploiement et son fonctionnement au quotidien (signature électronique des bordereaux, validation des bons de commande, consultation et suivi des budgets de leurs délégations, etc.), le profil de l’élu a connu une réelle évolution qu’il faudra prendre en compte, au même titre que celle des agents. On peut même parler aujourd’hui d’une génération d’ « Elu 2.0 », hyper connectée.

Quelques principaux ingrédients à prendre en compte pour que ces bouleversements inéluctables soient sous contrôle.

Informer. Il est primordial de suffisamment communiquer autour du projet et de sensibiliser les services (et les élus). Et tous les moyens sont bons : réunions, notes, mails, etc. Aussi, il ne faut surtout pas attendre le dernier moment pour le faire, au risque de voir le projet, au mieux reporté, au pire avorté.

Former. Bien évidemment toute nouvelle procédure doit faire l’objet d’une formation. Parfois une simple note/fiche de procédure ou un guide illustré élaboré en interne, suffisent. Souvent, des sessions de formation sont nécessaires, et tout le monde, agents et élus, doit y assister.

Accompagner. Là aussi, il faudra faire preuve de pertinence et assurer le « service après-vente » du projet : peaufiner la formation des agents et des élus, apporter des ajustements et améliorations aux procédures, contrôler et corriger les pratiques, évaluer les dispositifs mis en place et veiller à ce qu’ils donnent entière satisfaction.

En conclusion, la dématérialisation a fait évoluer les pratiques et les missions pas uniquement des agents comptables mais celles de l’ensemble des agents et des élus intervenant, ou pas d’ailleurs, dans un processus dématérialisé.

Elle a rendu, au passage, la fonction financière moins cloisonnée, les échanges avec les services gestionnaires plus riches et plus réguliers et les relations plus transversales. Et c’est tant mieux !

Les procédures sont cadrées, les données mieux sécurisées, disponibles et accessibles à tous, en même temps et à un seul et même endroit. Une efficacité et un gain important en temps et en productivité, un petit clin d’œil environnemental et, s’il vous plaît, un peu de modernité dans la gestion (des finances) publique(s).

Un projet en apparence technique, la dématérialisation est en réalité un projet d’administration à part entière, qui peut aboutir, s’il est bien préparé et conduit, à une vraie réussite managériale.

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