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Les organisations financières 4.0 : quels sont les défis pour le secteur public local ?

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Thomas Truffaut
Directeur associé
EY

 

 

Dorothée Belle
Senior manager
EY

ACP FORMATION : la fonction financière est-elle profondément bouleversée ?

Thomas Truffaut & Dorothée Belle : Force est de constater que la digitalisation des échanges est à l’oeuvre    depuis quelques années au sein du secteur public. Elle a des conséquences directes sur toutes les dimensions de l’activité au travers d’une refonte des principes d’échange entre l’administration, ses usagers et ses partenaires.

Ce mouvement de fond n’est pas sans conséquences sur les métiers de l’interne, dits back-office, qui doivent également se transformer pour bénéficier pleinement des effets de la digitalisation et améliorer ainsi la qualité du service rendu. La fonction financière, centrale et transversale, s’avère donc profondément bouleversée. Dans un environnement en constante évolution (réduction des dotations, fusion des organisations, refonte des compétences, certification des comptes, dématérialisation des factures et des pièces justificatives…), il va sans dire que cette fonction constitue un enjeu stratégique de modernisation et d’efficience pour les décideurs locaux. Même si ces projets comportent un volet technique important, ce sont en premier lieu des chantiers organisationnels impliquant une refonte complète du rôle et des responsabilités des acteurs de la chaîne budgétaire et comptable. Conscientes des enjeux d’optimisation et dans une optique de respect des obligations réglementaires les collectivités ont, pour la plupart, engagé ces chantiers.

La dématérialisation est ainsi au cœur des principales évolutions réglementaires dans le domaine financier, avec une accélération importante au cours des cinq dernières années : décret GBCP, ordonnance relative au développement de la facture électronique, décret relatif aux marchés publics, loi NOTRE, tout concourt à faire monter en puissance la dématérialisation des échanges.

ACP FORMATION : Quels sont les chantiers en cours ?

Thomas Truffaut & Dorothée Belle : On se dirige vers une professionnalisation des gestionnaires comptables. Nombreuses sont les collectivités qui ont engagé un chantier de refonte de leur organisation financière dans une optique de concentration des gestionnaires comptables : moins nombreux, mieux formés et plus encadrés, ces derniers se professionnalisent et garantissent ainsi la qualité et la sécurité des actes comptables. Par ailleurs, ils sont réunis au sein de cellules comptables prenant en charge les tâches financières d’une ou plusieurs directions. Ces cellules peuvent ainsi être considérées comme des directions financières décentralisées, et intègrent bien souvent des compétences additionnelles qui relèvent traditionnellement de la direction des finances, comme l’ordonnancement des dépenses, la coordination de la préparation budgétaire, et le pilotage du budget pour le compte des directions qu’elles accompagnent. Cette concentration pourrait encore se renforcer avec la création de services facturiers mutualisant les ressources de l’ordonnateur et de l’agence comptable.

Notons aussi une plus forte responsabilisation des services opérationnels dans le traitement des demandes d’achat et des contrôles de service fait. Au sein des services opérationnels, les agents concentrent leurs actions sur la création des demandes d’achat qui sont, après visa, transformées par les cellules comptables en bons de commande. Enfin, c’est au travers d’une chaîne de visa dématérialisée que les services faits sont validés par les agents au plus près de la constatation du service fait, permettant ainsi de procéder au règlement des factures.

Le rôle de conseil, de pilotage, d’animation et de contrôle des directions financières est également renforcé. Forte de ces appuis, la direction des finances dégage du temps pour des tâches transverses : amélioration de la qualité comptable avec mise en place de démarches de contrôle interne, conseil stratégique aux directions opérationnelles, pilotage budgétaire etc. Elle anime par ailleurs un réseau de gestionnaires à taille humaine facilitant ainsi la formation, la communication, mais également le changement.

Enfin, on va vers une dématérialisation complète des flux comptables. L’ensemble de ces transformations sont, pour les collectivités, un gage de réussite et de facilitation pour aboutir à une dématérialisation complète et sécurisé des chaînes comptables, permettant ainsi de satisfaire aux exigences règlementaires d’une dématérialisation totale des pièces justificatives au plus tard le 1er janvier 2019.

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