Le tri et la conservation des archives relatives aux marchés publics

Une instruction, en date du 28 août 2009, précise les règles relatives au tri et à la conservation des archives des services des collectivités territoriales et des établissements intercommunaux. Elle détaille notamment les règles de conservation des documents relatifs aux marchés publics. D’une manière générale, et pour mémoire, ces documents sont soumis au Code du patrimoine (article L. 211-4).

Cette instruction a pour intérêt le rappel de la durée d’utilité administrative (DUA) de chaque document, qui correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés dans les locaux des services producteurs.
Concernant les études préalables (programme, esquisses, avant-projet sommaire et avant-projet détaillé, projet), elles ont une DUA de 10 ans.
Concernant l’étape de la publicité, le dossier de consultation des entreprises a une DUA de 5 ans. Cependant les annonces légales ont une DUA de 10 ans.
Concernant l’étape de la réception et de l’analyse des offres, les différentes pièces ont une DUA de 10 ans. Ultérieurement à ce délai, seuls doivent être conservés de façon définitive et dans leur intégralité le procès-verbal et le rapport d’analyse des offres.
Concernant l’attribution et la notification du marché, lorsqu’une procédure est arrivée à son terme avec succès les documents doivent être conservés pendant 10 ans et ensuite faire l’objet d’un tri avant d’être conservés, sauf pour les marchés récurrents (entretien courant, petits travaux, maintenance, etc.) dont les archives peuvent être détruites après le délai de 10 ans.  Lorsqu’une procédure n’est pas arrivée à son terme avec succès, la DUA de ces documents est de 5 ans. Toutefois pour les procédures déclarées infructueuses, le procès-verbal a une DUA spécifique et doit être conservé pendant 10 ans.
Concernant l’étape de l’exécution, la DUA est de 10 ans. Passé ce délai la majorité de ces documents doivent faire l’objet d’un tri en fonction de l’intérêt du marché.

A l’issue de la durée d’utilité administrative, l’instruction précise le sort de chaque document : conservation définitive et intégrale des documents, tri (avec indication des modalités de tri lorsque cela est possible), destruction intégrale et définitive des documents.

Cette instruction, de part sa précision, a une forte utilité pour tous les acheteurs publics désireux de faire du tri dans leurs dossiers de marchés publics.

Pour consulter l’instruction, veuillez cliquer sur ce lien.

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