Djemil Chafaï, Secrétaire général de l’AFAV – Consultant exigences

Djemil ChafaïLa rédaction d’ACP Formation : L’analyse fonctionnelle et le management par la valeur se développent en ce moment dans le secteur public, pourquoi ?

Djemil Chafaï : Quel que soit le domaine d’application (achats, conception de produits ou de services, réengineering de processus, système d’information), l’analyse fonctionnelle est l’outil qui va permettre d’exprimer un ensemble de besoins de façon objective, indépendamment de toute solution et de le dimensionner au juste nécessaire, en termes de performances.

Le besoin ainsi spécifié, l’arbitrage entre solutions ou la comparaison d’offres vont pouvoir s’effectuer, à performances égales, sur la base des coûts.

Or aujourd’hui, les administrations et les collectivités territoriales raisonnent à budget constant, quand ce n’est pas en décroissance de ressources.

Il est donc naturel que la seule démarche qui permette de maîtriser les coûts tout en garantissant la satisfaction des besoins, l’analyse de la valeur, soit à l’ordre du jour…

La rédaction d’ACP Formation : Pouvez-vous nous expliquer concrètement comment cette méthode peut faciliter les arbitrages ? S’agit-il d’une décision automatique ?

Djemil Chafaï : Non, non, loin de là, il ne peut rien y avoir d’automatique dans les univers complexes de nos décisions multicritères. Ce que peut faire cette démarche, c’est objectiver l’ensemble des critères de la décision, les hiérarchiser et
permettre à un groupe de positionner chaque réponse par rapport à ces critères.

Tel service à rendre par le produit (appelé « fonction » du produit dans notre jargon) doit l’être avec tel niveau de performance pour être satisfaisant pour la partie prenante concernée (fournir une information comportant certains contenus pour un système d’information, par exemple, dans un délai de 2 h).

Cette fonction étant vitale pour l’organisation, on acceptera de payer une bonne partie du coût global du produit pour l’obtenir.

En revanche, telle autre fonction, qui nécessite un autre niveau de performance (être informé immédiatement par mail d’un évènement), a un caractère optionnel et ne devra pas coûter trop cher…

Chaque solution potentielle peut alors être notée par rapport à sa capacité à assurer le niveau de performance désigné et cette note peut être pondérée par l’importance relative de la fonction.

Ainsi, au final, une solution qui répondra bien à une fonction mineure et mal à une fonction critique aura forcément une moins bonne note qu’une solution qui n’assurera pas du tout la fonction mineure, par exemple, mais répondra parfaitement au besoin de plus haut niveau.

Ce résultat brut peut être corrigé d’appréciations du niveau de risque, d’impacts sur les délais, etc.

Les marchés publics exigent souvent la formalisation de cette mécanique de coefficients pondérateurs, mais il s’agit surtout pour nous d’éliminer les solutions inadaptées, et d’éclairer le choix entre des solutions acceptables, ayant des profils multicritères forcément différents.

Au-delà, c’est au décisionnaire de faire son métier, qui est de décider !

L’analyse de la valeur ne transforme pas ces décisionnaires, qu’ils soient individuels ou collectifs (comités d’arbitrage) en presse-bouton de tableaux Excel.

La rédaction d’ACP Formation : L’analyse de la valeur : est-ce difficile à apprendre et est-ce long à maîtriser ?

Djemil Chafaï : L’analyse de la valeur est une discipline de bon sens, dont les principes sont facilement accessibles, mais organisée jusqu’au bout. C’est-à-dire que chacun aura un effort à faire pour quitter le schéma mental habituel et s’autoriser à remettre en cause ses préconceptions, souvent inconscientes. Ceci est un peu plus long à obtenir.

Pour une initiation, quelques heures suffisent et quelques jours pour un apprentissage complet des principes.

Pour maîtriser opérationnellement la démarche et ses outils, l’idéal est de se faire accompagner par un praticien sur l’ensemble d’un projet. C’est le nécessaire et suffisant pour devenir à son tour un praticien efficace. C’est la transmission des savoir-être et des savoir-faire qui va constituer l’essentiel de ce passage de relais progressif entre l’expert et l’apprenti…

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