Le SAE, acteur de la modernisation des achats publics

Le Service des achats de l’État, dont l’objectif principal est de réaliser 1 milliard d’euros de gains en trois ans sur un potentiel de dépenses de 10 milliards d’euros, vient de publier son rapport annuel d‘activité pour l’année 2010. Ce rapport est l’occasion de se pencher sur l’organisation et les leviers de performance mis en place par ce service jeune et sur les résultats déjà engendrés (106 millions d’euros d’économies annuelles).

  • L’organisation déployée

Deux instances interministérielles assurent la gouvernance de l’organisation achats :

  • le conseil d‘orientation qui fixe les orientations générales et valide les résultats
  • le comité des achats qui prend les décisions opérationnelles. Il rassemble les responsables ministériels achats chaque mois et est notamment l’instance de validation de la stratégie d’achats proposée.

Au niveau des ministères, les responsables ministériels achats (RMA) contribuent à diffuser une culture de la performance.

En région, les chefs de mission régionales achats placés sous l’autorité des préfets sont chargés de mutualiser les besoins localement.

La modernisation de l’achat public est donc déployée verticalement à chaque strate de l’État, mais aussi horizontalement car elle implique et mobilise les prescripteurs, les acheteurs et les juristes sur les bonnes pratiques d’achats.

  • Les leviers de performance achats visant à professionnaliser les équipes

Comme l’énonce Jacques Barailler, Directeur du SAE, « la performance achats ne repose pas uniquement sur la recherche du meilleur prix ».

D’autres leviers achats doivent être mis en œuvre par les acheteurs, à savoir :

  • La mutualisation des achats
  • La connaissance du marché économique
  • La définition du juste besoin et le choix de la bonne pondération dans ses critères d’attribution
  • L’élaboration de stratégies d’achats pertinentes au regard du besoin exprimé et du marché fournisseur
  • La mise en œuvre des clauses sociales et environnementales
  • L’accès des PME à la commande publique
  • L’utilisation de la négociation à chaque fois que cela est possible
  • L’optimisation de la relation avec les fournisseurs : indicateurs de suivi de l’exécution d’un marché, etc.

Cette liste n’est bien sûr pas exhaustive et des groupes de travail interministériels travaillent sur des axes clés dans le cadre de l’élaboration de leur stratégie.

En pratique, des accords-cadres interministériels ont permis de générer des économies substantielles (accord-cadre interministériel de solutions d’impression, accord-cadre interministériel de stockage informatique, etc.).

  • Les moyens et outils mis en place

Le rapport d’activité du SAE nous permet d’identifier les moyens et outils déjà déployés.

  • Une méthode commune pour le calcul des gains achats fondée sur la notion de coût complet a été mise en place (nota : coût complet = coût d’acquisition + coût de mise en œuvre + coût d’usage + coûts associés + coût de recyclage).
  • L’élaboration d’une cartographie interministérielle élaborée à partir des données comptables de plusieurs systèmes permet d’avoir une vision claire des dépenses sur les différents segments d’achats. Cela est ensuite décliné grâce à l’élaboration par chaque responsable ministériel achats d’un plan d ‘action achat (PAA).
  • Le programme « Calypso » permet d ‘identifier les opportunités de gains et leur faisabilité en vue de produire au moins 15 % d’économies. La dernière vague Calypso concernait les dépenses immobilières sur 9 régions.
  • Les acheteurs ont bénéficié d’un plan de formation notamment sur la dimension économique de l’achat public
  • Un tableau de bord « achats » intitulé IMPACT permet à chaque acheteur de l’État de visualiser les gains associés aux projets achats.

Un rapport qui permettra très certainement de donner des clés à d’autres administrations pour optimiser leurs achats publics.

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