Des relations fournisseurs responsables au service des achats performants ?

Interview de Nabila CHERAIR

Directrice de la commande publique et des achats, Communauté d’Agglomération Orléans Val de Loire et Ville d’Orléans

La Charte des Relations fournisseurs responsables, conçue en 2010 par la Médiation des Entreprises et le Conseil National des Achats (CDAF), a pour objet d’inciter les organisations à adopter des pratiques d’achats responsables vis-à-vis de leurs fournisseurs. Plus de 1800 signataires l’ont déjà adoptée.

Les signataires sont des entreprises mais également des acheteurs publics et notamment des pionniers tels que le Département des Hauts-de-Seine (signature le 12 mai 2016) ou la Ville d’Orléans et sa métropole (signature le 13 mai 2016).

Quel intérêt à signer cette charte, quels engagements pour les collectivités et comment la mettre en place sont autant de questions qui se posent.

ACP FORMATION : Pourquoi une collectivité publique adhérerait-elle à cette charte ?

Nabila CHERAIR : La charte décline 10 engagements* allant du respect des délais de paiement au pilotage de la fonction achat. Par cet engagement, prioritairement moral, la collectivité exprime sa volonté de développer une relation équilibrée et partenariale avec ses fournisseurs.

Elle doit pour préserver une pérennité de relation avec ses fournisseurs, agir de façon responsable vis-à-vis d’eux (et réciproquement).

Généralement, les collectivités adhèrent à la charte car elles se reconnaissent dans les bonnes pratiques proposées. Elles les appliquent déjà ou souhaiteraient les mettre en œuvre dans une démarche de progrès.

Pour le Département des Hauts-de-Seine, il s’agissait de formaliser des valeurs d’ores et déjà pratiquées dans sa politique d’achat : la solidarité, la proximité ou encore l’innovation.

ACP FORMATION : Comment cette charte s’applique–t-elle pour les achats publics ?

Nabila CHERAIR Elle engage la collectivité à établir une relation d’écoute. La nomination d’un médiateur interne pouvant être saisi par le fournisseur en cas de difficultés sur un achat, est un premier pas.

Par ailleurs, un pilote de la charte, représentant de la collectivité, suit l’évolution de celle-ci à l’occasion des comités de pilotage organisés 2 fois par an par la Médiation des Entreprises.

La charte est avant tout opérationnelle et se décline au quotidien dans l’analyse des candidatures des entreprises en s’assurant de la non dépendance économique d’un fournisseur ou encore, à l’image du Département des Hauts-de-Seine, en veillant à la transparence des informations via notamment l’organisation de rencontres fournisseurs pour présenter le programme d’achats pluriannuel.

Cette charte est une feuille de route en termes de bonnes pratiques achats. Elle conduit la structure à se réinterroger sur son fonctionnement et à faire de la fonction achat l’affaire de tous les acteurs du processus, du sourcing au suivi de l’exécution du marché.

Elle invite ainsi à mettre en place un plan de développement pour chaque engagement.  Il peut donc s’agir de la mise en place d’indicateurs de suivi des délais de paiement, de développer l’analyse du coût global ou encore de veiller à un suivi fournisseurs via des réunions de bilan avec la mise en place d’actions correctives établies sur un portefeuille d’achats comme à Orléans Métropole.

ACP FORMATION : La charte est-elle un point de départ vers la labellisation ?

Nabila CHERAIR Une collectivité adhérente à la charte peut, si elle le souhaite, s’engager vers une labellisation. Il s’agit pour celle-ci de consolider ses engagements de progrès en matière d’achats.

La labellisation est accordée par un comité d’attribution composé de la Méditation des marchés, de la Médiation des Entreprises et du CDAF. La collectivité obtient le label pour une durée de 3 ans après la visite d’un cabinet d’évaluation accrédité.

C’est l’objectif que s’est fixé, pour 2017, le Département des Hauts-de-Seine qui sera alors première collectivité labellisée.

Mettre en place une organisation projet, veiller à la conduite du changement et s’assurer du suivi des indicateurs auprès de chaque acteur de la fonction achat sont autant d’actions préalables à la préparation de la collectivité souhaitant être labellisée.

« Il s’agit alors de prouver que notre projet se traduit bien objectivement et de montrer que nous sommes capables d’améliorer nos pratiques, dans un cercle vertueux » indique Maïka Aubry-Ngatsing, directrice de la commande publique des Hauts-de-Seine. « Ce cercle vertueux c’est le plan de progrès pour remplir les critères de labellisation, car il s’agit d’obtenir et de conserver le label ».

 La liste des critères est longue et vous pouvez retrouver l’ensemble des informations sur le site de la Médiation des Entreprises ou sur le site du CDAF.

ACP FORMATION : Quels conseils donneriez-vous aux acheteurs qui souhaiteraient y adhérer ?

Nabila CHERAIR La charte est à la fois un vecteur de communication mais également d’engagements auprès des fournisseurs. A ce titre, la collectivité doit être en accord avec les engagements qui y figurent.

Comme l’indique Maïka Aubry-Ngatsing, le rapport au fournisseur a bien évolué, de simple prestataire il est devenu un véritable partenaire pour la performance des achats. Or en les fragilisant, on fragilise nos appels d’offres, risquant ainsi l’infructuosité et pire encore une mauvaise exécution et donc une mauvaise gestion des deniers publics. Nous sommes dorénavant dans une relation gagnant-gagnant que traduisent bien à la fois la signature de la Charte et la démarche de labellisation. C’est donc une question d’éthique et de responsabilité qui accompagne la professionnalisation de notre métier.

 

*Les 10 engagements pour des achats responsables :

  1. Assurer une équité financière vis-à-vis des fournisseurs
  2. Favoriser la collaboration entre grands donneurs d’ordres et fournisseurs stratégiques
  3. Réduire les risques de dépendances réciproques entre donneurs d’ordres et fournisseurs
  4. Impliquer les grands donneurs d’ordres dans leur filière
  5. Apprécier le coût total de l’achat
  6. Intégrer la problématique environnementale
  7. Veiller à la responsabilité territoriale de son entreprise
  8. Les Achats : une fonction et un processus
  9. Une fonction Achat chargée de piloter globalement la relation fournisseurs
  10. Fixer une politique cohérente de rémunération des acheteurs

 

Nous vous invitons à lire également cet article sur le sujet : La Région Ile-de-France signe la « Charte Relations Fournisseurs Responsables »

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