Dématérialisation des marchés publics: 5 conseils pratiques pour passer l’échéance du 1er octobre

Plus personne ne peut désormais l’ignorer, l’univers de l’achat public va entrer dans une autre sphère au 1er octobre prochain. L’échéance approche à grand pas et tout acheteur public a dû se préparer pour passer sans encombre ce cap majeur mais bien délicat. Voici, toutefois, pour les quelques retardataires, 5 conseils pratiques pour réussir votre passage dans le monde de la dématérialisation des marchés publics.

 

1-       Vérifier le caractère opérationnel des fonctionnalités obligatoires de votre « profil acheteur », votre plateforme de dématérialisation

Depuis un arrêté du 14 avril 2017, votre éditeur ou fournisseur doit vous offrir toute une série de fonctionnalités pour votre usage comme celui des opérateurs économiques en vue de la date fatidique. Assurez-vous notamment que les outils de simulation de dépôt et de test de la configuration des postes informatiques sont bien disponibles. Ces outils doivent, notamment, permettre à chacun des opérateurs comme vous une mise à jour de dernière minute de l’environnement informatique exigé.

Encore plus fondamentale est la fonction vous permettant de récupérer les attestations fiscales et sociales de vos futurs attributaires et qui concourent indirectement à la mise en œuvre du dispositif complémentaire « Dites-le-nous une fois ou DLNUF ». Si celle-ci est pleinement opérationnelle, elle doit permettre de simplifier et accélérer l’achèvement des procédures car elles sont disponibles dès le dépôt des plis.

Un outil, non obligatoire mais extrêmement utile, de type « coffre-fort électronique » doit être mis en place sur votre plateforme.  Cette fonction comme celle obligatoire de raccordement au service « DUME » en ligne seront évoquées dans un des points suivants.

 

2-       Organisez, sans tarder, une session « démonstration de votre plateforme » pour les opérateurs

Bien que nous soyons proches et préparés pour cette échéance, les opérateurs économiques ne le sont probablement pas tous. Il demeure, même pour les plus expérimentés, quelques incertitudes et questionnements.

L’entrée dans le monde des marchés dématérialisés ne se fera pas sans eux. Alors lancez sans tarder une invitation à découvrir pour une demi-journée dans vos locaux, et démonstration à l’appui, l’usage de votre plateforme. Elle pourra se dérouler en présence, si possible, d’un représentant de la société ou organisme propriétaire de la plateforme.

Il s’agit tout simplement, de montrer comment créer un compte opérateur avec 4 à 5 informations indispensables (Siret, raison sociale, siège social, utilisateur, etc…) et retrouver rapidement les consultations par l’outil de recherche. Enfin, rendez-vous sur la case « dépôt d’une offre », disponible impérativement sur l’outil de simulation et montrez, en quelques clics avec quelques documents électroniques préalablement stockés sur le poste dédié, comment déposer une offre fictive.

Vous pourrez ensuite répondre aux questions et lever les derniers doutes des opérateurs. Il faut, notamment, leur rappeler qu’ils peuvent déposer une copie de sauvegarde sous format papier le temps qu’ils se familiarisent avec votre plateforme. Bien évidemment, il ne faut mettre aucune information ou document relatifs à des procédures à lancer ou en cours et qui risquerait de nuire à l’égalité de traitement.

 

3-       Simplifiez au maximum le contenu et le nombre des pièces constitutives des offres électroniques

Il n’est pas rare de voir encore perdurer des pratiques datant de « l’âge de pierre » des marchés publics, consistant à demander des pièces inutiles à joindre avec l’offre ou la candidature. Par exemple, vous ne pouvez plus vous permettre d’exiger le dépôt des « CCAP et CCTP datés et signés », d’une multitude de pièces et informations exigées au titre de la capacité économique, financière et technique. On le sait, dans ces cas, l’acheteur ne réalise plus qu’un simple contrôle formel et non plus sur le fond des renseignements transmis.

Pour bénéficier des mesures de simplification offertes par le décret n° 2016-360, n’exigez plus, par exemple, un acte d’engagement signé de chaque candidat. Mettez en ligne, pour le dépôt du pli électronique, un formulaire simplifié de candidature, une annexe financière comprenant le montant global de l’offre avec le détail des prix (unitaires ou forfaitaires). Ce dernier peut être établi sous format informatique d’un simple tableur (attention aux feuilles de calcul complexes qui peuvent perturber l’ouverture ou la lecture du fichier).

Enfin prenez désormais l’habitude d’établir vous-même le questionnaire technique, un tableau sous format texte, à renseigner et reprenant point à point les sous-critères techniques et éléments d’appréciation strictement nécessaires à l’analyse des offres. Il faut évitez que les opérateurs continuent de déposer leur propre dossier technique, standardisé, réutilisé pour de multiples marchés, très volumineux en données numériques et qui pour l’essentiel ne répondent pas spécifiquement au besoin du cahier des charges et aux critères techniques prévus.

4-       Utilisez les formulaires de candidature les plus simples pour vous

Rien ne vous empêche, pour le dépôt de la candidature, de constituer et mettre en ligne votre propre formulaire type. Il peut être établi en mixant les historiques DC1 et DC2 en voie de disparition tout comme le très bon formulaire et outil en ligne « Marché Public Simplifié ». Vous pouvez le compléter par les quelques éléments de capacité technique ou professionnelle indispensables. Cette démarche peut être retenue pour une période transitoire le temps de maîtriser davantage la procédure du « DUME ».

En effet, votre obligation minimale est de permettre un accès direct, depuis votre plateforme, au formulaire en ligne « DUME » pour tout opérateur qui souhaiterait le déposer au titre de la candidature.  Vous devez pré-remplir la partie I du formulaire sachant que l’essentiel de ces données peuvent être récupéré automatiquement. Vous devez ensuite sélectionner les rubriques que l’opérateur doit renseigner.

Pour l’instant, il faut bien l’avouer, l’accès direct depuis certains profils acheteurs ne présente pas toutes les garanties de performance  et vous pouvez vous heurter parfois  à un « service momentanément indisponible ». L’autre solution pour les opérateurs comme les acheteurs consiste donc à se créer un compte supplémentaire et se connecter en parallèle au service en ligne disponible sur Chorus-Pro. Mais cette solution n’offre pas les mêmes fonctionnalités et avantages. Ainsi, il n’est pas possible de récupérer les attestations fiscales et sociales ou tout autre document requis.

Pour que le service DUME devienne un outil simple et efficace de dépôt des candidatures, il faut que l’acheteur s’aguerrisse dans le paramétrage du formulaire et informe a minima les opérateurs sur son usage. Quant aux opérateurs, ils doivent prendre le pli de constituer un DUME quasi complet une première fois, consultable, modifiable et réutilisable autant de fois que nécessaire.

Enfin, en complément, encouragez vos opérateurs à l’usage du « coffre-fort électronique » qui, souvent très simple d’utilisation, peut être proposé par votre plateforme. L’opérateur peut à tout moment y déposer toutes les attestations et pièces, autres que celles fiscales et sociales, et qui sont nécessaires à la vérification de la candidature. Il peut vous donner un accès libre et direct au moment des vérifications. La contrainte pour les opérateurs étant de le faire pour chaque plateforme utilisée et de penser, au moins une fois par an, à mettre à jour les documents.

A terme, on espère que le service DUME accessible depuis votre plateforme offrira une convergence de toutes ces fonctionnalités et constituera le guichet unique simplifié de candidature.

5-       Le point sur la signature électronique

La signature électronique des offres n’est toujours pas requise mais va le devenir sous une échéance proche ; alors préparez-vous ainsi que vos opérateurs. Conseil utile : ne faites signer l’offre que par le seul opérateur économique classé premier et dont les pièces exigées sont disponibles, complètes et conformes. Vous l’informez alors par le module d’échange de la plateforme, qu’il peut déposer et signer l’acte d’engagement, en lui mentionnant le montant de l’offre devant y figurer. En effet, celle initialement déposée a pu être modifiée, de façon non substantielle, avant le classement final.

Vous pouvez les accompagner lors de la signature électronique et pendant une phase transitoire de quelques mois, le temps que les pratiques et habitudes s’enracinent. Vous pouvez également, lors de chaque consultation ou lors de votre séance de démonstration leur rappeler comment se procurer un certificat électronique. Vous pourrez les orienterez notamment vers les listes de confiance des prestataires qualifiés pour délivrer les certificats électroniques (listes disponibles sur le site de Bercy Daj-marchés publics/dématérialisation).

Une dernière petite mise en garde : les délais habituellement pratiqués, trois semaines à un mois, pour délivrer le certificat, risquent de s’allonger dans les semaines et mois à venir. Le coût moyen d’un certificat délivré par un prestataire qualifié se situe à un coût moyen de 100 € par an.

Voilà donc quelques conseils et mises en garde pour tenter de mieux passer le cap des procédures de marchés dématérialisées et, désormais, cliquez, c’est lancé et bientôt attribué !

 

Christophe Prunault
Formateur expert en marchés publics

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