La rédaction du cahier des charges fait partie intégrante de la responsabilité et de la compétence de l’acheteur professionnel mais elle peut concerner, également, d’autres fonctions qui se trouvent confrontées au processus achat. Ce sont, par exemple, des responsables de projet qui doivent choisir et élaborer des solutions techniques, des responsables informatiques ou des responsables immobilier dont le périmètre échappe souvent aux services achats.
Mais en gardant à l’esprit l’articulation « acheteur – client interne » on peut définir les rôles de chacun ainsi :
– le demandeur ou le client interne a pour mission d’émettre ses « prérogatives » en les appuyant sur des compétences techniques ;
– l’acheteur a pour mission de traduire ces données sous forme de BESOIN dans un cahier des charges.
L’objectif de ce dernier vise donc à satisfaire l’équation : juste besoin= juste dépense
Dans le cadre de cette mission l’acheteur doit éviter quatre erreurs principales :
Erreur n°1
La première, le plus souvent sous la pression de son client interne, consiste à confondre une SOLUTION (c’est fait de…) avec un BESOIN (c’est fait pour…) .
En effet le demandeur qui s’appuie sur son expérience et ses compétences à tendance à préjuger les solutions ou les spécifications qui seront demandées aux fournisseurs. Cela a deux l’inconvénients principaux :
- limiter la créativité des soumissionnaires
- transférer la responsabilité en cas de défaillance chez l’entreprise acheteuse. Par exemple, définissant techniquement les rames (TER, TGV…) qui s’avéreront défectueuses, la SNCF doit en assumer la conséquence.
Erreur n°2
La deuxième erreur et ce toujours le plus souvent sous la pression de la demande est d’exiger des performances qui sont irréalistes ou très onéreuses ou non standards…. Le meilleur exemple récent est celui de l’écotaxe avec les portiques (coût de 2 milliards d’euros). En effet pour vérifier (avec un taux de fiabilité supérieure à 95 %) on a mis en place les portiques qui n’avaient que pour unique mission de détecter la présence du boîtier GPS sur le toit des camions (coût d’un portique près de 1 million d’euros-coûts de démontage prés de 100 000 €). Les douaniers ou gendarmes auraient pu assumer cette mission mais avec un taux de fiabilité légèrement inférieur.
Erreur n°3
La troisième erreur à éviter est de considérer que les critères d’évaluation des offres sont simples ou standards … c’est-à-dire déconnectés du détail de l’analyse du besoin. C’est là, l’un des points importants du cahier des charges fonctionnel(CdCF) dans lequel, pour chaque attente ou « fonction », l’acheteur avec son client va rechercher des critères d’analyse des offres. Cela a, entre autres, comme avantage de relier l’évaluation de l’offre aux besoins et de trouver en plus beaucoup d’indicateurs ce qui permettra une plus grande objectivité dans l’évaluation du mieux-disant.
Erreur n°4
La quatrième erreur, en corollaire avec le point précédent, l’une consiste à pondérer les critères (indicateurs) d’analyse des offres et également de définir le poids que l’on accorde à la Qualité en regard du Coût sans démarche rationnelle. Il est rare de voir une présentation du % qualité/coût qui s’appuie sur des éléments objectifs comme la criticité de l’achat ou le poids du projet en regard des budgets globaux l’entreprise. L’acheteur est souvent confronté à une pression de l’entreprise ou administration pour prendre le moins disant (on ne risque rien …) au détriment de la qualité ou du coût d’utilisation.
En conclusion, ces quatre éléments mettent bien en exergue le rôle primordial de « l’acheteur » dans le processus achat et les difficultés qu’il rencontre. Cela sous-entend deux conditions pour optimiser sa performance :
- il doit être reconnu comme le leader dans le processus ;
- il doit avoir reçu une formation spécifique à son métier et particulièrement sur les aspects de rédaction de cahier des charges fonctionnel.
Pour en savoir plus, nous vous conseillons les formations : Analyse des besoins et rédaction du cahier des charges – Niveau 1 et Analyse des besoins et rédaction du cahier des charges – Niveau 2
Jean-Arthur Pinçon
MA CONSULTING
NOUVEL OUVRAGE N° 9
SORTIE FIN 2020
éditeur L’Harmattan
13 C.d.C.F PRETS A L’EMPLOI (cahier des charges fonctionnel)
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