La dématérialisation des factures : un nouveau défi

Olivier FrotOlivier Frot
Formateur consultant en achat public
Docteur en droit
Chargé de cours auprès des facultés de droit de Bordeaux IV et Montpellier I
Ancien commissaire aux armées

Dans le domaine des marchés publics, la dématérialisation a, jusqu’à présent, concerné la passation du marché, avec d’une part la mise en place de portails mutualisés[1] permettant aux candidats de télécharger les dossiers de consultation, puis le cas échéant, de déposer leur offre.

ACP FORMATION : Demain, après avoir concerné la passation, la dématérialisation va-t-elle progressivement s’imposer dans l’exécution des marchés ?

Olivier Frot : Oui, la dématérialisation va progressivement s’imposer dans l’exécution des marchés. La carte d’achat avait déjà présenté un premier pas vers une simplification des facturations et paiements pour les achats de faible montant. Celle-ci permet des conditions de paiement accélérées pour les titulaires de marchés acceptant cet instrument, dont la mise en œuvre a fait l’objet d’un décret[2].

La nouvelle étape est maintenant de généraliser la dématérialisation pour l’ensemble des paiements, c’est-à-dire des factures émises par les titulaires de marchés et les sous-traitants admis en paiement direct. Le but ultime étant d’instaurer la dématérialisation en règle en règle, les factures « papier » relatives aux marchés publics devant devenir l’exception.

ACP FORMATION : Les instruments juridiques sont-ils déjà prêts pour passer au stade de la mise en œuvre concrète ?

Olivier Frot : En effet, la récente loi d’habilitation du gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises[3], l’autorise à prendre des ordonnances dans un certain nombre de domaines. En particulier, les dispositions du 2° de ladite loi prévoient : « De permettre le développement de la facturation électronique dans les relations de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics avec leurs fournisseurs, par l’institution d’une obligation, applicable aux contrats en cours, de transmission dématérialisée des factures, entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées et de leur capacité à remplir cette obligation ».

Selon un représentant de la Direction des affaires juridiques (DAJ) du ministère de l’Économie, une ordonnance actuellement en préparation sera publiée au début de l’été, consistant  à rendre la facturation électronique progressivement obligatoire, en application d’un calendrier échelonné sur quatre ans, à compter du 1er janvier 2017. Les premières entreprises concernées seront les grandes entreprises, les dernières seront les TPE.

De son côté, les administrations concernées devront être prêtes à recevoir et traiter ces factures électroniques, à compter du 1er janvier 2017.

Dans sa réponse à la question d’un parlementaire relative aux moyens mis en œuvre par son ministère pour réduire les délais de paiement aux entreprises, la ministre de la Justice déclarait le 14 janvier 2014 dernier : « L’utilisation d’un outil innovant : La dématérialisation des factures, qui est en cours d’expérimentation, doit permettre de réduire les délais de transmission et de traitement. L’accès par le fournisseur à un portail Web lui permettra de transmettre directement sa facture pour traitement dans l’application Chorus, ce qui accélérera les délais de paiement[4]»

ACP FORMATION : La dématérialisation du dépôt des demandes de paiement est-elle déjà opérationnelle en ce qui concerne l’État ?

Olivier Frot : En effet. Ainsi, l’application Chorus, logiciel financier intégrant l’ensemble de la chaîne ordonnateur-comptable, propose un portail dédié aux entreprises, « Chorus – factures – fournisseurs[5] ». Ainsi, des « bons de commande Chorus » sont adressés aux titulaires de marchés par le pouvoir adjudicateur, ces courriers sont la traduction de l’engagement comptable et juridique de la dépense afférente au marché, saisie sur Chorus. Ces courriers incitent leur destinataire à ouvrir un compte au nom de l’entreprise sur le portail Chorus factures fournisseurs. Ils présentent en en-tête un « numéro d’engagement Chorus », qui est la référence permettant de générer une facture dématérialisée sur le portail dédié.

Ce portail permet aux entreprises concernées de saisir directement leurs factures en ligne, de les remettre sous format électronique (format pdf signé ou non), de consulter et télécharger leurs factures déposées ou saisies, de consulter le statut de leurs factures transmises via le portail ou en format EDI (Échange de Données Informatisé).

Toute entreprise titulaire d’un marché, quelle que soit sa taille et celle de son (ses) marché(s) avec l’État, peut ainsi ouvrir très facilement un « compte » sur ce portail, sur lequel elle dépose les principales informations identifiant l’entreprise (raison sociale, forme juridique, SIRET…). Ensuite, lorsqu’elle doit facturer, l’entreprise peut accéder très simplement au portail, au moyen d’une authentification basique de type login/mot de passe. Ainsi, plutôt que d’adresser une facture « papier » à l’adresse indiquée sur le CCAP, elle va directement déposer celle-ci sur le portail. Il suffit de saisir au départ le numéro d’engagement Chorus, qui figure sur la lettre de commande, puis de suivre le menu déroulant pour saisir la facture (alors générée par Chorus) ou la déposer. Il est possible de télécharger et d’imprimer la facture ainsi générée.

Les opérations effectuées par la chaîne financière sont alors prises en main par Chorus et les différents opérateurs concernés au sein de celle-ci, d’abord au niveau de l’ordonnateur, qui procède à la liquidation (validation du service fait, vérification de l’exactitude et de l’exigibilité de la facture). Une fois les opérations de l’ordonnateur effectuées, le comptable exécute alors les opérations de vérification qui lui incombent[6], puis émet le virement, l’ensemble de ces opérations ne devant pas dépasser trente jours. La sanction d’un éventuel dépassement du délai consiste en un paiement d’intérêts moratoires par l’ordonnateur, sur la base du taux de refinancement de la BCE majoré de huit points[7], ajouté à une indemnité forfaitaire de quarante euros.

Un tel processus permet à l’évidence de gagner du temps, de réduire les tâches de saisie manuelle, d’avoir une parfaite fiabilité de la date de réception et de pouvoir aussi, à terme, automatiser certains contrôles. Ainsi, la DAJ espère encore améliorer le système, par exemple en automatisant la vérification des factures à partir de bordereaux des prix du marché eux-mêmes dématérialisés.

En outre, l’économie de frais de fonctionnement générée par ce procédé innovant est estimée par la DAJ du ministère de l’Économie à 450 millions d’euros[8].

On peut donc considérer que l’État, grâce au logiciel Chorus dont la mise en place avait pourtant été difficile, est en mesure dès maintenant d’honorer cet engagement et même pourquoi pas, d’envisager une nouvelle réduction du délai de paiement (une durée maximale de vingt jours avait été évoquée par le précédent ministre de l’Économie). Toutefois la question des autres acheteurs publics hors État, non abonnés à Chorus, reste posée : comment feront les collectivités territoriales, les établissements publics, les organismes de Sécurité sociale et autres pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices, ou encore les services de l’État non abonnés à Chorus ?

 Il sera intéressant de suivre ces développements qui présentent une avancée significative dans un domaine sensible où la réputation des acheteurs publics n’était pas à son plus haut niveau, malgré des progrès indéniables constatés au cours de ces dernières années.


[1] PLACE Plate-forme des achats de l’État, achatpublic.com, marchesonline, etc.

[2] Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l’exécution des marchés publics par carte d’achat

[3] Loi n° 2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises, JO du 3 janvier

[4] Question N° : 10716 de M. Marc Le Fur (Union pour un Mouvement Populaire – Côtes-d’Armor) – Question écrite – Question publiée au JO le : 20/11/2012 page : 6655 – Réponse publiée au JO le : 14/01/2014 page : 499

[5] https://chorus-factures.budget.gouv.fr/

[6] Articles 19 et 20 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012

[7] Dernier taux paru au 1er semestre 2014, 0,25 %, taux du 13 novembre 2013 (www.ecb.int)

[8] 90 millions de factures sont émises chaque année par l’ensemble des services acheteurs. « Si l’on estime à cinq euros, l’économie générée par la dématérialisation d’une facture, et il s’agit là d’une estimation basse, on atteint les 450 millions d’euros d’économies », a indiqué Serge Doumain (de la DAJ), selon l’article du Moniteur du 8 avril 2014, par Élodie Cloâtre.

2 Commentaires

  • Bonjour Monsieur le commissaire

    Pour posséder le même statut que le vôtre en ancrage Terre à Rambouillet et occuper la fonction de chef de section CHORUS et analyse financière au CESGA au 1er septembre 2014, j’ai particulièrement apprécié votre article exhaustif et didactique qui permet de bien mesurer le caractère innovant de cette mesure.

    La transversalité entre l’achat et la finance pour les achats publics se réalisera de manière plus prégnante !

    Merci à vous.

    Cordialement.

    Gilles DUVAQUIER

  • Merci pour cet article. En effet, la dématérialisation de document, notamment de facture, est une solution qui s’impose au fil des années. C’est une solution pour les entreprises ou les collectivités à la fois économique et écologique ainsi qu’un bon moyen pour gagner en productivité.

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