Quelle transformation numérique des achats dans le secteur public ?

Interview de Vincent Dagnas, Formateur conseil

ACP : On parle aujourd’hui de plus en plus de digitalisation des entreprises. La fonction achats est-elle aussi impactée par ce mouvement ?

Vincent Dagnas : La transformation numérique de la fonction achats est en effet en cours, elle accompagne son développement et participe à la professionnalisation du métier.

Après avoir conquis les grands comptes industriels et les entreprises de taille intermédiaires dans les années 1990 et 2000, depuis quelques années les éditeurs de solutions d’informatisation de la fonction achats s’intéressent au secteur public.

En même temps, les acheteurs publics qui voient leur métier se transformer progressivement de la seule gestion des marchés publics (à dominante juridico-administrative) à des missions de pilotage des achats (où la performance économique est de plus en plus recherchée), commencent à vouloir s’équiper de solutions permettant d’aider à la montée en maturité achats de leurs organisations.

Dans les achats publics, la dématérialisation de la chaîne commandes-réceptions-factures (avec notamment le portail Chorus Pro) et la dématérialisation des marchés (Flux PES Marchés à venir) accélère le mouvement de transformation.

Les outils apparus depuis plus de 20 ans dans le secteur industriel commencent à se déployer dans les achats publics tandis que de nouveaux acteurs apparaissent sur le marché grâce aux nouvelles technologies (intelligence artificielle, blockchain, robotisation des processus, etc.).

Au début des années 2010, le CHU d’Amiens a fait figure de pionnier dans le secteur public hospitalier en déployant avec grandes difficultés un premier système d’information achats. Depuis peu, un des grands hôpitaux français a lancé son projet de SIHA. Le Ministère des Armées a inauguré son projet ALPHA en 2018, UNIHA a également retenu une solution achats qui avait été déployée pour les hôpitaux anglais. Enfin, la Direction des Achats de l’Etat a annoncé travailler sur le sujet comme c’est le cas aussi pour la Direction Générale de l’Offre de Soins au sein du Ministère de la Santé et d’autres acteurs publics qui réalisent des pilotes.

Les acteurs historiques des logiciels pour le secteur public, qu’ils s’agisse d’éditeurs de systèmes de gestion économique et de commandes, ou des spécialistes des solutions de rédactions de marchés, aimeraient bien également ajouter des modules (en les développant en interne, en croissance externe ou en nouant des partenariats) qui répondent aux besoins émergents et croissants dans le secteur public.

ACP : Que recouvre selon vous la notion de SIHA (Système d’Information Achats) ?

Vincent Dagnas :  Chacun a sa définition du SIHA, il peut couvrir le processus aval des achats et les aspects transactionnels (on parle de « procure-to-pay » ou d’« e-procurement ») comme le processus amont (« source-to-contract » ou « e-sourcing »), avant d’entreprendre un tel projet d’informatisation des achats/approvisionnements, il faut bien déterminer les priorités du projet : vise-t-on la conformité des conditions contractuelles ? A-t-on comme objectifs les gains de productivité, l’efficacité des processus transactionnels, le développement de la collaboration avec les fournisseurs, le reporting des gains, etc. ?

Dans les achats publics, la dimension réglementaire et l’historique des marchés publics nécessite de renforcer la brique « rédaction et gestion des marchés » en relation avec les « profils acheteurs » (ou plateformes de dématérialisation des marchés publics).

Les solutions qui ont été déployées depuis plusieurs dizaines d’années dans le secteur privé ont développé des suites qui adressent plus les outils de consultation et d’analyse des offres (e-RFI, e-RFP et e-RFQ) et bien souvent ne couvrent pas (ou plutôt mal) la rédaction et gestion des procédures (« passation des marchés ») que couvrent en revanche plutôt bien des acteurs présents sur le marché des collectivités et des hôpitaux depuis des années.

ACP : Dans le choix d’une solution de SIHA, quelles sont les possibilités proposées par les éditeurs de logiciels pour couvrir le processus achats ?

Vincent Dagnas : Vous pouvez soit choisir une suite modulaire intégrée, c’est-à-dire une solution de bout en bout totalement intégrée couvrant l’ensemble des fonctionnalités, soit choisir plusieurs outils (« best-of-breed » c’est-à-dire une solution hybride constituée d’applications qui couvrent finement chaque partie du processus achat).

L’avantage des solutions intégrées est bien entendu de disposer d’une suite complète à partir d’un référentiel unique et d’éviter ces difficultés d’interfaçage, mais à des coûts qui étaient encore très importants il y a quelques années.

Des régions et des Groupements Hospitaliers ou CHU comme le GHT Bretagne Sud, le CHU de Nancy et le CHU de Montpellier ont quant à elles déployé des solutions « best-of-breed » de sourcing, de gestion des projets d’achat avec de jeunes entreprises du secteur ayant développé leurs solutions plus légères et moins coûteuses que celles des acteurs historiques du marché.

ACP : Quels conseils donneriez-vous aux directions Achats qui voudraient se lancer dans l’aventure d’un projet SIHA ?

Vincent Dagnas :  1er conseil : bien définir ses priorités (quels objectifs ? Quelle couverture fonctionnelle ? Quels modules ?) et décrire ses processus métier (actuels et cibles) avant tout. Le SIHA reste un outil, il ne faut pas en attendre des miracles si l’organisation et les processus clés ne sont pas en place.

2e conseil : ne pas hésiter à se faire accompagner dans tout ou partie du projet par des cabinets conseils spécialisés, intégrateurs de ces solutions qui maîtrisent le déploiement de ces projets et qui ont une connaissance fine des acteurs et de leurs solutions.

3e conseil : si vous choisissez une solution « hybride », bien anticiper les difficultés et coûts des interfaces entre applications.

4e conseil : afin d’accompagner la structuration d’une fonction achats, il semble important pour des managers achats de pouvoir rapidement disposer de visibilité sur les dépenses. Par conséquent, les modules de pilotage des achats qui peuvent recouvrir les briques fonctionnelles « programmation/planification des achats », « analyse des dépenses » (afin de disposer d’une cartographie des achats, socle de la définition des stratégies achats et de définitions des plans d’actions achats et des projets avec gisements de gains) et les outils décisionnels (pour tableaux de bord de performance) pourront figurer parmi les priorités de déploiement.

5e conseil : même si la gestion des relations avec les prescripteurs et la gestion des relations et de la performance fournisseurs est au cœur de la réussite d’une fonction achats performante, ces fonctionnalités pourront être choisies dans un second temps pour accompagner la montée de paliers de performance.  En même temps, les fonctionnalités collaboratives des outils vont probablement beaucoup évoluer, de portails/intranets vers des réseaux sociaux d’entreprises dans les prochaines années.

 

6e conseil : ne pas oublier qu’il faut « maîtriser les fondamentaux » comme disent les amateurs de rugby, et avant tout investir du temps dans les référentiels de données (fournisseurs, produits, contrats/marchés), dans la qualité des données (segmentation achat homogène si groupements, nettoyage et normalisation des données) à la base de la réussite de projets de SIHA, de digitalisation des achats.

Enfin, le développement de nouvelles technologies devrait favoriser l’essor d’une nouvelle génération d’outils qui contribueront sans doute à la professionnalisation des achats publics.

Pour aller plus loin, vous pouvez suivre notre formation « Systèmes d’information achats (SIHA) » le 3 juin à Paris.